PostNL Pakketten België NV verzamelt persoonsgegevens van jou als sollicitant voor een vacante betrekking in onze organisatie. We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de wetten en regels die hierover gelden zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). We leggen je graag uit wat we doen met jouw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring beschrijft hoe PostNL Pakketten België NV omgaat met jouw persoonsgegevens.
PostNL Pakketten België NV is verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen de reikwijdte van deze privacyverklaring vallen.
In deze privacyverklaring vind je alleen informatie over verwerking van jouw persoonsgegevens als sollicitant. Heb je vragen of klachten neem dan contact op met ons Privacy-Office – DPO via privacy.be@postnl.be.
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen, of die we met jou in verband kunnen brengen. Voor de hand liggende persoonsgegevens zijn naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Maar ook gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon zijn persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens is enkel van toepassing op de persoonsgegevens van levende natuurlijke personen. Gegevens van overleden personen zijn bijgevolg geen persoonsgegevens.
Wij verwerken deze persoonsgegevens voor specifieke doelen en altijd op basis van een grondslag. Dit wordt hieronder verder beschreven. Met verwerken bedoelen we alles wat we met jouw persoonsgegevens doen. Bijvoorbeeld opslaan, bekijken, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen… Dit doen we bijvoorbeeld als:
• Je bij ons solliciteert, bijv. via de website PostNL of via de interne vacature site;
• Je bij ons komt werken via een extern rekruteringsbureau;
• Je jouw gegevens achterlaat op onze website;
• Je jouw cv met ons deelt;
• Je contact met ons hebt opgenomen;
• Je je hebt ingeschreven voor updates van de nieuwe vacatures
Bijzondere persoonsgegevens genieten wettelijk meer bescherming. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over jouw gezondheid, etnische achtergrond, religieuze en politiek overtuigingen, genetische en biometrische gegevens, seksuele voorkeuren en lidmaatschap van een vakbond. Ook gegevens die iets zeggen over strafbare feiten (informatie over fraude) zijn gevoeliger van aard. PostNL Pakketten België NV kan deze bijzondere en gevoelige persoonsgegevens enkel verwerken in het kader van de arbeidsovereenkomst die eventueel zal worden afgesloten op het einde van de sollicitatieprocedure.
Er zijn veel redenen waarom we jouw persoonsgegevens verwerken. De belangrijkste redenen zijn:
• We hebben de gegevens nodig om te bekijken of je bij ons kunt komen werken. Dit noemen we het selectieproces.
• We hebben de gegevens nodig om je een aanbod te kunnen doen als we willen dat je bij ons komt werken. Dan gebruiken we de gegevens dus als voorbereiding van een arbeidscontract.
• We hebben de gegevens nodig om er in het algemeen voor te zorgen dat we zo goed mogelijk mensen kunnen aannemen. Dit noemen we het wervingsproces. Dit is een gerechtvaardigd belang van PostNL Pakketten België NV en daarom mogen we jouw gegevens daar ook voor gebruiken.
• We verwerken bepaalde van jouw persoonsgegevens omdat jij je hebt ingeschreven in onze mailservice om via mail updates te krijgen van nieuwe vacatures. In dit specifiek geval verwerken wij jouw naam, emaildres en jobvoorkeuren (locatie job + kantoor of logistiek).
Hierna leggen we meer precies uit om welke redenen we jouw persoonsgegevens verwerken.
De afdeling HR van PostNL Pakketten België NV kijkt of je geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert. Hierbij kijken wij naar de eisen die gelden voor de functie en of jij daaraan voldoet. We slaan in deze fase van het proces geen gegevens op over jouw legitimatiebewijs.
Soms is het uitvoeren van een assessment en een (pre-employment) screening nodig. Als dit voor jou geldt, vertellen we je dit van tevoren.
Externe (partij): Deze reden geldt ook voor jou.
Als de uitkomst van het sollicitatieproces positief is en PostNL Pakketten België NV je een job aanbiedt, worden jouw gegevens gebruikt om een aanbod voor te bereiden. Als je het aanbod accepteert, gebruiken we dezelfde gegevens ook om de arbeidsovereenkomst op te maken.
Externe (partij): Deze reden geldt ook voor jou. We maken geen arbeidsovereenkomst op, maar wel een overeenkomst van opdracht (met jouw werkgever als je die hebt).
PostNL Pakketten België NV heeft contact met je tijdens het wervings- en sollicitatieproces, bijvoorbeeld over sollicitatiegesprekken, assessments en andere afspraken die we maken. Ook beantwoorden we de door jou gestelde vragen.
Externe (partij): Deze reden geldt ook voor jou.
Hieronder zie je welke persoonsgegevens we verwerken:
o Voornaam
o Achternaam
o Adres
o Geboortedatum
o Geslacht
o Telefoonnummer (privé en/of zakelijk)
o E-mailadres (privé en/of zakelijk)
o Rijksregisternummer
o Kopie Rijbewijs
o Opleidingsniveau
o Professionele ervaringen
o Referenties
o Salarisindicatie en -voorwaarden
o Talenkennis
o Beschikbaarheid
o CV
o Motivatiebrief
o Financiële gegevens zoals een bankrekeningnummer
o Gegevens die we gevonden hebben via google en jouw Linkedin-profiel, maar alleen nadat je de kans hebt gehad om hierover iets te zeggen tijdens een sollicitatiegesprek.
o Foto
o Geboorteplaats
o Burgerlijke staat
o Nationaliteit
o Hobby’s en interesses
o Voornaam
o Achternaam
o Geslacht
o Adres
o Telefoonnummer (privé en/of zakelijk)
o E-mailadres (privé en/of zakelijk)
Soms is het nodig dat we jouw persoonsgegevens delen met andere partijen. De belangrijkste redenen daarvoor zijn:
• We schakelen een externe partij in die ons helpt bij het uitvoeren van ons werk. Zo’n externe partij werkt alleen in onze opdracht, dus verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen. Om dat te garanderen, maken we daarover afspraken in contracten. Daarnaast beoordelen we vooraf of deze partij de gegevens goed beveiligt en er correct mee omgaat. Ook deze afspraken leggen we vast in contracten. Voorbeelden van deze partijen zijn screening-, assessment-, werving- of selectiebureaus of bedrijven die ons ondersteunen bij het beheer van IT-systemen en applicaties.
• Het moet van de wet. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan gegevens die we aan autoriteiten, de politie of andere opsporingsdiensten moeten geven. Voordat we dat doen, controleren we altijd of zij dit wel van ons mogen vragen.
PostNL Pakketten België NV bewaart jouw persoonsgegevens tijdens en kort na de wervings- en selectieprocedure. Als je na de sollicitatie niet bij ons in dienst komt, worden jouw persoonsgegevens uiterlijk 1 jaar na het afronden van de sollicitatieprocedure uit onze database verwijderd of geanonimiseerd.
Wat onze specifieke mailservice betreft om geïnteresseerden via mail op de hoogte te houden van nieuwe vacatures, bewaren wij de verwerkte gegevens tot de betrokkene zich uitdrukkelijk uitschrijft voor deze mailservice. Indien wij echter vaststellen dat er méér dan 2 jaar na de inschrijving in de mailservice geen enkele respons komt van betrokkene verwijderen wij automatisch zijn persoonsgegevens. Nadien kan betrokkene zich opnieuw inschrijven voor deze mailservice indien hij /zij dat wenst. Dit geldt enkel voor deze specifieke mailservice en niet voor andere digitale diensten zoals bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief of andere mailings.
We doen er alles aan om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Zo besteden we veel tijd en geld aan de beveiliging van onze interne systemen die persoonsgegevens verwerken. We laten onze beveiliging ook regelmatig controleren door externe experts en hebben een eigen (cyber-)security-afdeling die de digitale veiligheid van onze gegevens bewaakt.
Verder mogen alleen de medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun werk, deze inzien (Need to know-principe). Deze beperkte groep van medewerkers heeft een geheimhoudingsverklaring (NDA) getekend.
Ook eisen we van onze leveranciers en verwerkers dat zij net zo zorgvuldig en veilig met jouw persoonsgegevens omgaan als wij en dat ze benodigde beveiligingscertificaten hebben.
Daarenboven houden zowel onze eigen externe Data Protection Officer (DPO) als de Belgische Toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), toezicht op de wijze waarop PostNL Pakketten België NV persoonsgegevens verwerkt en of wij ons daarbij houden aan de bepalingen van de vigerende privacywetgeving (GDPR).
We verwerken persoonsgegevens in principe uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als we uitzonderlijk persoonsgegevens buiten de EER verwerken, zorgen we ervoor dat ze net zo goed beschermd zijn als binnen de EER. We doen dit door:
• De standaard EU-modelcontractbepalingen te gebruiken die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, of
• Persoonsgegevens alleen door te geven aan organisaties in landen waarvan de Europese Commissie heeft aangegeven dat zij persoonsgegevens voldoende beschermen.
Als persoonsgegevens uitzonderlijk worden doorgegeven aan een partij in een land buiten de EER, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
Meer informatie over dit onderwerp kun je vinden op de website van de GBA: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/thema-s/internationaal-gegevensverkeer
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, en wat we met die gegevens doen. Hieronder leggen we uit welke rechten je hebt, of er uitzonderingen bestaan op dit recht en hoe je dit recht kan uitoefenen.
Je hebt het recht op de persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien. Dit betekent dat je bij ons informatie over de persoonsgegevens die wij van jou verwerken kan opvragen. Het doel van dit recht is dat je kunt controleren of je gegevens correct en volledig zijn. Indien nodig kun je de gegevens (laten) aanpassen. Wij verstrekken deze persoonsgegevens mits er geen wettelijke uitzonderingsgrond bestaat. Op deze manier kan je hiervoor een verzoek indienen:
• Per mail of post – Stuur je verzoek dan naar:
PostNL Pakketten België NV
Privacy Office – DPO
Blarenberglaan 6
2800 Mechelen
privacy.be@postnl.be
Weet wel dat als je een verzoek tot inzage doet (of een ander recht wenst uit te oefenen) wij verplicht zijn jouw identiteit te controleren teneinde ons ervan te vergewissen dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Wij verzoeken je dan ook ons Privacy Office een kopie recto-verso van jouw identiteitskaart over te maken. Deze kopie wordt na controle onmiddellijk vernietigd.
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken aan te passen indien deze onjuist of onvolledig zijn. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.
Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.
Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Je hebt in de onderstaande gevallen het recht ons te vragen om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken:
• Je bent van mening dat de persoonsgegevens onjuist zijn
• We verwerken de gegevens onrechtmatig
• Je hebt bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van jouw persoonsgegevens voor onze eigen gerechtvaardigde belangen
Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit is alleen mogelijk onder bepaalde persoonlijke omstandigheden. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.
Deze privacyverklaring kan steeds gewijzigd worden. De laatste aanpassing dateert van 28 mei 2024.
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) houdt toezicht op de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken en de vigerende privacywetgeving (GDPR) respecteren. Daarnaast controleert de Data Protection Officer (DPO) van PostNL Pakketten België NV of we intern goed omgaan met jouw persoonsgegevens en of wij alle principes van de GDPR respecteren.
Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken, neem dan gerust schriftelijk contact op met het Privacy Office – DPO van PostNL Pakketten België NV. via privacy.be@postnl.be.
Ben je niet tevreden met onze antwoorden op jouw privacy vragen of meen je dat jouw privacyrechten door ons worden geschonden, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.
Ontvang tweewekelijks een update van onze nieuwste vacatures. Schrijf je nu in en ontdek als eerste jouw toekomstige droomjob bij PostNL.